İnsan Kaynakları prosesleri, kendi iç ve iş döngüsünü 20 yılda tamamladı. Artık işletmelerde kişilerden bağımsız sürdürülebilir ve çevik sistemler konuşuluyor. Endüstri devriminin, robotik ve karanlık fabrikalara evirttiği yeni dünyada, kişilere bağımlı işler ve iş yapış şekillerinin konuşulmasına imkan var mı? Yahut X ve Y kuşağı ile çalıştığımız ve an itibariyle Z kuşağını kucakladığımız çağımız, “işi bana devretsin de öğreneyim” diye bekleyecek sebatta olacak mı? O zaman İnsan Kaynakları profesyonelleri yeni bir soluk ile yeni bir eyleme geçmek durumunda kaldı. Yani süreçleri ele alıp stratejik kurguyu tam da burada oluşturan, işletmelerin en kritik rolünü üstlendi, üstlenmeli. Bu sebeple bir yazı dizisi oluşturma ve paylaşma ihtiyacı hissettim.
Başlayalım
Nedir süreç temelli dönüşüm? Öncelikle tanımlara bakalım;
Süreç Nedir? : Bir şeyin yapılış, üretiliş biçimini oluşturan sürekli işlemler, eylemler dizisi.
Süreç Analizi Nedir? : İş süreçleri, iş modeli, organizasyon yapısı, çalışan yetkinliği kurumsal kültür veri ve İş yapış tarzı analizi.
Süreç Belirleme Nedir? : İş süreçlerinin belirlenmesi ve tanımlanması (ana, alt ve detay süreçler ile aktiviteler)
Süreç Haritalama Nedir? : Formatların belirlenmesi, iş akış şemalarının çizilmesi, RACI belirlenmesi, yetkinlik tespiti, form ve yazı girdilerinin seçilmesi, QDMS ile veya yoksa dökümanlar ile bağlantıların oluşturulması, süreç performansının belirlenmesi ve izlenmesi.
Süreç İyileştirme Nedir? : İşin hızlandırılması, kalitenin artırılması, bozuk veya aksayan iş akışlarının düzenlenmesi, beklemelerin ve israfların önüne geçilmesi, yalın sistemlerle entegrasyonun sağlanması, standartlaştırma, döngüselleştirme, yenilenebilen kurgu oluşturma.
İş Süreçlerini Belirleme
Süreç tasarımında ilk adım süreçlerin tespit edilmesi ile başlar. Tüm departman yöneticileri ve süreç sahipleri ayrı ayrı oturumlar ile süreçlerinin başlıklarını oluştururlar.
Süreçler Ana Süreç, Süreç ve Alt süreç grupları ile listelenir.
Örnekleyelim;
1.Örnek
İnsan Kaynakları – Ana Süreç
Organizasyonel Gelişim – Süreç
İşe Alım – Alt Süreç
2. Örnek
Satın alma – Ana Süreç
Dış Satın alma – Süreç
Hammadde Satın alma – Alt süreç
Bu detay ile listelendiğinde üretim işletmelerinde minimum 200 kadar süreç yorumlanacaktır. Süreçleri belirlerken kesişim kümelerinin oluşacağını ve süreç iyileştirme çalışmaları sırasında kümede rol alan süreç sahiplerinin doğru yönetilmesi gerekeceğini göreceksiniz. Süreç tasarımlarını süreç sahipleri ve yöneticileri ile yapmamız gerekeceğinden, işi sahiplenmek ve proje içine çekebilmek için muhakkak kendilerinin katılımlarını sağlamalıyız. Takvim oluştururken her bir süreç için ortalama 1 günlük çalışma gerekeceğini ve süreç sahiplerinin bu çalışma için takvimlerinin en uygun günlerinde buluşma taahhüdü vermeyi unutmayın.
Gönüllülük ve işi doğru yapmak için oluşacak istek, en doğru ve sistematik çalışmayı ortaya koyacaktır.
Kodlama
Tespit edilen ve çalışılmasına karar verilen süreçler konu başlığı halinde masaya yatırılmış ve çalışmalar için gereken takvim hazırlanmıştır. Tüm süreçlerin kurum içinde belirli algoritma ile konuşacağı kod yapısını oluşturmak izlenebilirlik ve organizasyona uygun olması açısından son derece önemlidir. Organizasyonun ilk kademesi ile son kademesi arasında belirli seviyede kodlar oluşturulup, organizasyondaki süreç sahiplerinin algısının ve süreç odaklı yaklaşımın sağlam temellere oturtulması gereklidir.
Organizasyonun en kuzeyindeki süreçler 10000 ile başlayacak ise, bir alt kademedeki astların 11000 – 12000 – 13000 gibi kodlarla ilerlemesi anlamlı olacaktır.
Örneğin;
10000 Genel Müdür
11000 Satış Süreci
11100 Yurtiçi Satış Süreci
11101 Yurtiçi Satış- Teklif Hazırlama Süreci
11200 Yurtdışı Satış Süreci
11201 Yurtdışı Satış – Teklif Hazırlama Süreci
12000 Mali İşler Süreci
Devam edecek.
Efsun Ergöçün / İnsan Kaynakları Uzmanı
Comments